Quipux MTOP: Ministerio de Transporte y Obras Públicas

El sistema documental Quipux MTOP llego con la finalidad de ayudar en los procesos administrativos y de gestiones en el ministerio. En tal sentido, el Ministerio de Transporte y Obras Públicas lo ha implementado para que los procesos internos o externos sean mucho más rápidos y fáciles de gestionar.

De igual manera, nosotros aquí te vamos a ayudar para que lo conozcas mucho mejor, debes saber que este sistema fue suministrado al ministerio por la Secretaria Nacional de la Administración Pública.

Una vez implementado debe ser adaptado a todas las áreas, dependencias y niveles del Ministerio por esta razón es que se conoce como sistema documental Quipux MTOP. Debido a que pertenece al ministerio.

La creación, modificación y desactivación de cuentas internas y ciudadanos

Evidentemente la creados, modificados o desactivados de los usuarios solo las debes realizar o implementar en el sistema Quipux MTOP en momentos específicos tales como los que se mencionan a continuación:

• Al ingresar una persona nueva en la planilla institucional.
• Cuando se requiere emitir un documento a una persona que no se encuentra en el sistema.
• Al momento de una nueva asignación de cargo o responsabilidades de un servidor.
• Cuando el servidor es desligado completamente de la institución.
• Cuando es solicitada la creación de un usuario a una personas o servidor.

Procedimientos que se llevan acabo

Primeramente, debes saber que los usuarios del sistema Quipux MTOP deben seguir una serie de pasos para poder gestionar la documentación de manera correcta. En tal sentido, estos son los pasos a seguir dependiendo del tipo de procedimiento.

Procedimientos internos

• Todos los documentos que sean de trámites legales o financieros que posean firmas deben ser cargados en el sistema Quipux MTOP con sus respectivos anexos. Esto es Obligatorio.
• La documentación que posea firma, pero que no requiera adjuntar soporte o anexos se le dará la importancia de tramitación según corresponda la importancia y la autoridad que emita el documento.
• Los tramites se gestionarán dependiendo del orden jerárquico que posea el servidor y si cuenta con firma electrónica en el Sistema Quipux MTOP.
• No todos los servidores cuentan con la posibilidad de emitir documentos con firma electrónica. Los documentos de este tipo los debes buscar en la bandeja de “Por Imprimir”

Procedimientos externos

• Los documentos de contratistas o ciudadanos que nos están adscritos al sistema Quipux MTOP deben entregarlos a la persona facultada en la ventanilla de recepción.
• El sistema Quipux MTOP cuenta con unos parámetros establecidos para el registro de los documentos externos recibidos.
• Una vez registrado el documento en el sistema se le entregará una copia al remitente del respectivo registro.
• Es importante recordar que todos los documentos emitidos por servidores de otras instituciones que posean firma digital no se pueden registrar por la ventanilla.

¿Cuáles son las responsabilidades de los servidores en el Quipux MTOP?

Desde luego cada servidor tiene una responsabilidad dentro del sistema Quipux MTOP, pero aquellos que reciben y distribuyen los documentos deben tomar en cuenta lo siguiente:

• Recibir todos los documentos externos los cuales van dirigidos a las autoridades del Ministerio de Transporte y Obras Públicas verificando que este completo y cuento con todos sus anexos correspondientes.
• Una vez ingresado en el sistema debe entregarle a la persona la copia del comprobante generado por el Quipux MTOP.
• Mantener comunicación con el administrador para informar de algún inconveniente con documentos o información duplicada. Esto con la finalidad de evitar conficiones.
• Mantener constante revisión de los documentos recibidos y enviados, además de darle seguimiento a los tramites hasta su finalización. Por supuesto debe guardar la relación de los antecedentes.
• Para el registro de los documentos externos se debe considerar los siguientes aspectos:
  • El remitente y el destinatario.
  • Su uso debe ser conciso y claro.
  • Se debe escribir un resumen del documento recibido.
  • Colocar el número de referencia que se encuentra impreso en el documento.
  • Se debe escáner y adjuntar los documentos anexos.
• Revisar a detalle los documentos pendientes con el fin de verificar que posea todos los anexos.

Elaboración de documentos en el sistema Quipux MTOP

Nuevos Documentos

Para la comunicación, informar, solicitar y demás, tanto interna como externas se debe elaborar un nuevo documento, además se toma en cuenta los siguientes aspectos:

• La dependencia y Unidad.
• Remitente y destinatario.
• Asunto de documento.
• Contenido preciso, claro y conciso
• Anexos si el documento lo requiere.

Respuestas de los documentos recibidos en el Sistema Quipux MTOP

Primero que nada, se debe usar el botón correspondiente a las respuestas con la finalidad de crear un vínculo entre los documentos, de esta manera se establezca un antecedente. De igual manera el documento de respuesta debe contener:

• Destinatario y remitente.
• Su asunto
• Contenido del documento.
• Y los anexos si es necesario.

Envió de documentaciones en las áreas o departamentos en el Sistema Quipux MTOP

Las dependencias y unidades del ministerio deben tomar en cuenta que las comunicaciones que se generan posean lo siguiente:

• Número del registro y Fecha en la cual fue emitido, estos los genera de manera automática el sistema Quipux MTOP.
• La documentación solo puede ser firmada manual o de manera electrónica dependiendo del usuario y si posee o no firma electrónica. Pero los usuarios que poseen firma son:
  • Ministro.
  • Viseministro.
  • Subsecretarios.
  • Coordinadores generales.
  • Directores
  • Y aquellos servidores que posean por previa autorización.

Disposiciones y observaciones de los documentos enviados o reasignaos

Es de mucha importancia que estés completamente atento a los comentarios y observaciones que contengas cada uno de los documentos recibidos. Aquí muchas de las veces nos detallan cómo va el proceso de tramitación del documento y si es reasignada te dirá cuáles son los cambios, mejoras o ediciones o las acciones a realizar al documento.

Documentos Archivados en Quipux MTOP

Ahora bien, el sistema Quipux MTOP cuenta con la facilidad de archivar los documentos que su trámite a finalizado exitosamente esto con la finalidad de liberar espacio en las bandejas de recibido y enviado. Además, también queda como un soporte o constancia del trámite realizado a dicho documento.