Quipux Ministerio de Educación: Cómo se implementa

El sistema de gestión documental Quipux Ministerio de Educación es implementado de una manera muy fácil, ya que como bien sabes este sistema se encuentra implementado en diferentes dependencias tanto públicas como privadas.

Por tal motivo el Ministerio de Educación de Ecuador también lo implementó de esta manera ayudaría a todos y cada uno de los usuarios a que el proceso de gestión de los documentos sea mucho más fácil y rápido, además de evitar tanto protocolo al momento de enviar un documento tanto interno como a otras dependencias o instituciones.

Evidentemente nuestra finalidad es hacer de tu conocimiento toda la información necesaria del sistema Quipux Ministerio de Educación y lo puedas conocer, de igual manera sepas como usarlo y facilitar tu trabajo.

Quipux Ministerio de educación ¿Cómo ingresar?

La verdad es que este es uno de los sistemas de gestión documental más fáciles de usar, además que si necesitas formación la puedes solicitar. Pues bien, para ingresar solo requiere de tener las credenciales que te proporcionen acceso al sistema. El encargado de crear los usuarios es el Administrador.

• Primero debes ingresar a la web oficial.
• Una vez en la web busca y presiona en “Ingresar a Sistema”

• Te redireccionará a otra pantalla donde vas a ingresar las credenciales “Cédula” y “Contraseña”.

¿Cuáles son las funciones del sistema Quipux Ministerio de educación?

El sistema de gestión documental Quipux Ministerio de Educación está diseñado para facilitar el trabajo a los funcionarios además de cumplir con las siguientes funciones:

• Evitar que los papeles ocupen demasiado espacio.
• Conservar los documentos de los trámites en buen estado por largo tiempo.
• Facilidad de acceder a los documentos desde cualquier parte.
• Buscar los documentos de manera muy fácil según algunos criterios.
• Varias personas pueden consultar el mismo documento.
• La información es inviolable y modificable.
• El tiempo de consulta y distribución de los documentos es menor.
• Se puede ahorrar recurso al evitar el papel.
• La impresión de documentos es menor.
• De igual manera ayuda a conservar al medio ambiente.

¿Cuáles son los diferentes usuarios que existen en el sistema?

El sistema Quipux Ministerio de Educación está dividido en 3 tipos de usuarios, los cuales poseen ciertas limitaciones dependiendo del cargo:

• Administrador: Este es el usuario con acceso a todas las funciones del sistema Quipux Ministerio de Educación, establece los parámetros y crea a los usuarios, entre otras funciones.
• Funcionario: Son todas las personas que pertenecen a la organización o institución. Se le otorgan credenciales para acceder al sistema.
• Ciudadano: Son todas las personas que pertenecen al sistema, pero no pertenecen a ninguna institución, organización o ente.

Bandejas del sistema Quipux Ministerio de Educación

Quipux Ministerio de Educación está dividido por un menú en la parte izquierda donde se tienen todas las opciones “Bandejas” donde se realizarán las acciones correspondientes.

Bandeja de los documentos

Aquí se encuentran las bandejas donde se encontrarán los documentos y se almacenarán para proceder con las acciones, estas bandejas también son conocidas como carpetas, vienen predeterminadas en el sistema. Son las siguientes:

• En elaboración: Aquí se encuentran los documentos que están en elaboración y espera por ser editados y corregidos. Se les pueden aplicar las acciones de Eliminar”, “Reasignar”, "Informar” y Firmar/Enviar”
• Recibidos: Acá se agruparán todos los documentos que recibas para tramitación. Puedes aplicar las acciones de “Reasignar”, “Informar”, “Archivar” y “Responder”.
• Eliminados: Todos los documentos eliminados se agruparán en esta bandeja. Solo le puedes aplicar la acción de “Restaurar”.
• No enviados: Documentos que presentaron algún problema para ser enviados se agruparán aquí. Vas a disponer de las acciones de “Envío manual” y “Correo Electrónico”.
• Enviados: Se hará una lista de todos los documentos que fueron enviados a su destinatario. Dispones de las acciones de “Informar”.
• Reasignados: Vas a encontrar todos los documentos que fueron reasignados con su observación para editarlo.
• Archivados: Se agruparán todos los documentos que finalizó su trámite, esta bandeja es para almacenarlo y no tener las otras bandejas full.
• Informados: Aquí estarán todos los documentos que fueron enviados con la finalidad de ser informados.

Registro de documentos externos

El sistema Quipux Ministerio de Educación te ofrece la facilidad de registrar todos los documentos que son recibidos de otras organizaciones, instituciones y demás. Para registrarlo debes hacer lo siguiente:

• Registrar documento: En el menú de la parte izquierda tienes esta opción, pero recuerda que los documentos luego de ser registrados deben ser enviados al funcionario correspondiente de la institución. Para registrarlo se debe tener y agregar lo siguientes:
  • Fecha de registro
  • Número de referencia
  • Asunto
  • Descripción de los anexos
  • Resumen

• Imprimir comprobante: Luego de agregar la información del documento el sistema te emitirá un comprobante de que el documento fue registrado en el sistema. Este comprobante es entregado a la persona que lleva el documento, este es su comprobante de recibido.

• Cargar Doc. Digitalizado: Por último, vas a cargar el documento y asociarlo al documento que has registrado en el sistema.

Administración

Dentro del pequeño menú de Administración vas a encontrar las siguientes opciones:

• Administración: Esta opción te ofrece la oportunidad de cambiar la contraseña y crear lista de envío.
• Carpetas virtuales: Tienes la facilidad de gestionar las carpetas virtuales.
• Archivos físicos: Te permite registrar la ubicación física de los documentos registrados en el sistema Quipux.

Otros

Esta es la última parte del menú de opciones que tiene el sistema Quipux Ministerio de Educación y tiene las siguientes opciones:

• Búsqueda avanzada de documentos: Te ayudará a facilitar la búsqueda de los documentos en el sistema según los siguientes parámetros:
  • Número de documento
  • Número de referencia
  • Remitente
  • Destinatario
  • Buscar en texto
  • Tipo de documento
  • Rango de fecha
  • Área actual.

• Consultar carpetas virtuales: Te permitirá saber cuáles son las carpetas virtuales que están asociadas a tu dependencia o unidad administrativa.
• Documentos por imprimir: Todos los usuarios que no poseen firma electrónica cuando envían un documento este se almacenará en esta bandeja, debes ingresar para finalmente enviarlo a su destinatario.

• Reportes: Vas a tener la facilidad de generar cualquier tipo de reporte las veces que desees.

Crear nuevo documento en Quipux Ministerio de Educación

Para generar un nuevo documento y proceder con un nuevo trámite solo debes buscar en la parte superior izquierda el botón de “Nuevo” y presionarlo.

Luego te mostrará una pantalla donde te van a salir las opciones de destinatario, tipo de documento, asunto, descripción y cuerpo del documento.

Para seleccionar el destinatario debes presionar en “Buscar De / Para” donde te enseñará una pantalla en la cual vas a seleccionar destinatario, remitente y copia. Los usuarios se  pueden buscar por nombre, cédula o cargo que ocupa.

Luego de elaborar y seleccionar todo lo antes mencionado el sistema te arrojará el resumen de los datos suministrados.

Luego de darle aceptar vas a tener las opciones de seleccionar el tipo de documento, agregar anexos, ver el recorrido o almacenar en una de las carpetas virtuales.

Acciones que se pueden implementar en los documentos

Desde luego son muchas las acciones que le podemos realizar a los documentos en el sistema Quipux Ministerio de Educación. En tal sentido, estas son las acciones:

• Regresar
• Eliminar
• Editar
• Reasignar
• Informar
• Firmar / Enviar
• Comentar
• Responder
• Archivar
• Restaurar